ОБРАЗЕЦ
УТВЕРЖДАЮ
Зам.ректора по кадрам
_____________О.Ю.Пантофельман
«____» ___________________2011 год
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
лиц, ответственных за делопроизводство в приемных проректоров, на кафедрах и отделах Донецкого национального медицинского университета им.М.Горького
1. Общие положения
1.1. Лицо, ответственное за делопроизводство на кафедре (отделе) назначается руководителем кафедры (отдела) и подчиняется непосредственно ему.
1.2. Сотрудник, ответственный за делопроизводство, должен проработать на кафедре (отделе) не менее 2-х лет.
1.3. Руководитель разрабатывает функциональные обязанности в письменном виде для сотрудника, ответственного за делопроизводство и знакомит его с ними.
2. Функции
2.1. Отбор дел на утилизацию.
2.2. Контроль исполнения документов, поступающих на кафедру (отдел).
2.3. Формирование дел в делопроизводстве и обеспечение порядка их хранения на кафедре (отделе).
2.4. Отбор дел для передачи в архив университета.
3. Обязанности
3.1.Выполняет поручения руководителя, связанные с оформлением, изготовлением и хранением документов.
3.2. Обеспечивает выдачу документов преподавателям кафедры и ведет учет их возврата. 3.3. Разрабатывает справочные указатели в местах нахождения документов с целью обеспечения их оперативного поиска.
3.4. Производит отбор документов для передачи в архив медуниверситета.
3.5. Согласовывает с архивом перечень документов, которые подлежат списанию.
3.6. Согласовывает с канцелярией индексацию документов и ведение журналов входящей и исходящей документации.
3.7. Регистрирует поступающую документацию в день поступления, а в день передачи ответов на запросы других структурных подразделений – в день подписания.
3.8. Составляет номенклатуру дел кафедры (отдела) в которую включает все дела, находящиеся у сотрудников кафедры (отдела) и ежегодно ее пересматривает.
3.9. Формирует кафедральные дела, учитывая требования учебного, учебно-методического, научного, лечебного отделов, бухгалтерии, деканатов.
3.10. Систематизирует в конце учебного года все дела и готовит их к дальнейшему хранению в пределах кафедры (отдела): либо для списания, либо для передачи в архив вуза.
4. Права
4.1. Требовать правильность формирования дел, которые находятся в работе у учебного доцента, у ответственных за научную и лечебную работу и других сотрудников кафедры (отдела). 4.2. Докладывать на заседании кафедры состояние выполнения требований к исполнению и хранению документов.
4.3. Вносить предложения руководителю кафедры (отдела) по улучшению работы сотрудников с документами.
5. Ответственность
5.1. за правильную регистрацию, контроль исполнения документов, формирование дел, их хранения и утилизацию.
6.Должен знать
6.1. Положение о кафедре (отделе).
6.2. Нормативные документы по делопроизводству:
- Постанова Кабинету Міністрів України від 17.10.1997г. №1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»;
- Наказу МОЗ України від 05.02.1998р. №20 «Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров”я України»;
- Перелік Типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.09.1998р. №576/3016 та затверджений Наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998р. №41);
- Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (затверджені Наказом Державного Комітету архівів України від 16.03.2001р. №16; зареєстровано в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001р. за № 407/5598);
- Типове положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації (зареєстрований в Міністерстві юстиції України 20.08.2002р. №682/6970 та затверджений Наказом держкомархіву України від 06.08.2002р. №58);
- Инструкцию по делопроизводству ДонНМУ, утвержденную приказом ректора от 20.09.2010г. № 190.
7. Взаимодействие по должности
7.1. В своей работе консультируется с сотрудниками канцелярии и архива, а так же взаимодействует с другими подразделениями вуза, связанными с получением, оформлением и исполнением документов.
7.2. В случае отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) должен передать дела другому сотруднику, который по распоряжению заведующего кафедрой будет исполнять его обязанности.
Согласовано:
Начальник юридического отдела Н.Д.Литовченко
Помощник ректора Л.А.Спицына